Отдел продаж
8 (499) 755-89-57
Лодки, запчасти
8 (499) 755-89-57

Новый бланк путевого листа


Путевой лист легкового автомобиля: как правильно заполнить новый бланк 2019 года

Предприниматели и организации могут при осуществлении своей деятельности использовать для служебных целей легковой автотранспорт. Чтобы правильно организовывать его работу, учитывать время эксплуатации, а также избегать проблем с дорожными инспекциями субъекты бизнеса должны оформлять такой документ, как путевой лист легкового автомобиля форме 3 или иной разработанной формы с учетом нужд компании.

Для чего необходимо составлять путевые листы

Независимо от вида автотранспорта, и является ли он собственным или привлеченным по договорам аренды, нужно организовать правильно документальный учет его показателей эксплуатации.

Путевой лист легкового автомобиля надо составлять не только с целью обеспечения безопасного использования машины, но также и для правильного планирования расходов на него, обоснования затрат в целях налогообложения и т. д.

Ведь в выписанном документе свои отметки ставят не только контролер технического состояния и инспектор по медосмотру, но также и заправщик, диспетчер, бухгалтер, руководитель подразделения и т. д.

В нем фиксируется время выезда и заезда автомобиля, показания спидометра, остатки топлива, а также путь следования транспортного средства. Именно этот документ запрашивает инспектор ГИБДД, когда останавливает по дороге автомобиль.

Из этого документа он определяет кто владеет или использует машину, куда она следует и т. д. Данная информация нужна и администрации компании, чтобы определить используется автомобиль по назначению или нет.

Путевка является доказательством для партнеров по бизнесу, что услуги им оказаны.

Диспетчер производит расчет планового и фактического расхода топлива, определяя эффективность использования транспортного средства. Проверяющие с налоговой запрашивают именно путевой лист, который является первичным документом по учету работы, чтобы проверить правильность учета расходов для целей налогообложения.

Обязательно ли использовать путевые листы

Если владельцем выступает гражданин, и он осуществляет использование автомобиля в своих целях, и составлять путевку нет необходимости.

Когда легковой автомобиль принадлежит компании или используется ею для осуществления бизнеса, то чтобы получить возможность учитывать затраты на горючее, ремонт и т. д. она должна составлять путевку. Однако, если фирма применяет льготные режимы, например ЕНВД, патент, УСН «Доходы», то расходы для исчисления налогов учитывать не надо. Поэтому субъект может проигнорировать составление путевки.

Важно! Но есть случаи, когда данный документ выписывать нужно обязательно — перевозка груза и пассажиров. Это требование закреплено на законодательном уровне. То есть, если деятельность субъекта связана с пассажирскими и транспортными перевозками, путевой лист надо использовать.

В этих случаях организацию или ИП могут оштрафовать за его отсутствие в соответствии с КоАП.

Изменение в оформлении документа в 2018 году

С 15 декабря 2017 года ИП и организации обязаны в путевом листе автомобиля независимо от его вида указывать свои ОГРИП или ОГРН (согласно приказа Минтранса № 476 от 07.11.2017 ). Ранее этот реквизит не был среди обязательных элементов путевого листа — нужно было указывать только название субъекта, его организационную форму, адрес местонахождения и телефон. Поэтому с этого года нужно не забывать вписывать данный регистрационный номер.

Кроме этого, теперь нужно фиксировать не только показатели работы автотранспортного средства, но также делать отметку какой именно контролер технического состояния их зафиксировал, осмотрел машину и осуществил ее допуск на линию. Обязательным стало расшифровывать рядом с подписью фамилию и инициалов данных технических работников.

Скачать новый бланк путевого листа для легкового автомобиля на 2019 год

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в 2019 году

Лицевая часть

Начинать заполнение бланка нужно с указания его серии и порядкового номера. Проставление штампа в левом углу теперь стало необязательным. Под названием бланка вносится дата его создания.

В следующем поле нужно записать название компании, адрес расположения и контактный телефон. По новым требованиям в эту графу теперь также заносится ОГРН фирмы.

В таблице в правой части проставляется код компании по ОКПО.

Далее, на бланке отражается марка автомобиля, номер госрегистрации. Если используется гаражный номер, то его нужно проставить в правой таблице.

В нижней графе указывается полные Ф.И.О. водителя, далее его табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, доступные классы транспортных средств.

Следующие несколько полей заполняются специализированными транспортными компаниями. При оформлении лицензионных карточек они проставляют ее класс, а также указывают реквизиты в специально предназначенных графах.

Затем диспетчер указывает задание, которое водитель должен выполнять по путевке. Обычно здесь проставляются в чье распоряжение передается автомобиль, по какому адресу он должен подъехать, в какое время начинается и заканчивается работа. После проставления подписей диспетчер передает путевку водителю в руки.

На лицевой стороне также расположены графы для механика. Сначала он проверяет исправность автомобиля, проставляет данные спидометра и количество топлива на начало дня и заверить эти сведения проставлением подписи.

После этого водитель ставит подпись, подтверждая прием автомобиля и согласие с указанными выше данными.

При выполнении заправки автомобиля топливом заправщик указывает его количество, марку, и ставит свою подпись.

Диспетчер после возвращения автомобиля в гараж фиксирует дату и время этого события. Он также может занести сведения о простоях и нарушениях.

Механик после возвращения в гараж производит проверку, заносит в путевку сведения о спидометре и остатке в баке после возвращения. Далее он ставит подпись о приеме автомобиля, а водитель — о передаче и согласии с указанными показателями.

Диспетчер на основании записанных данных производит расчет нормативного расхода топлива, сравнивает с фактически использованным, и на основе этого выявляет перерасход либо экономию.

Оборотная сторона

Оборотную сторону путевки должен заполнять водитель самостоятельно. Он должен построчно фиксировать сведения о каждой поездке, адреса отправления и прибытия, время нахождения в дороге и километраж. Если в это время он обслуживает третьих лиц, то они могут ставить свои подписи в конце каждой строки.

В нижней части листа на основании указанных данных подводится итог времени работы и пройденному пути. Также здесь может быть указана зарплата водителю по данной путевке, рассчитанной исходя из времени либо километража.

Бухгалтерские проводки

При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:

Дебет Кредит Операция
10/3 60, 76, 71 Приобретено топливо
19 60, 76 Отражен НДС по топливу
20, 23, 25, 26, 44 10/3 Списано топливо по норме
94 10/3 Списано топливо, израсходованное сверх норматива
73/2 94 Стоимость топлива по перерасходу отнесена на водителя

Порядок хранения документа

Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.

Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.

А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.

Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.

Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета. Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй — пять лет.

Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.

Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.

Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.

Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.

Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.

Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.

Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.

buhproffi.ru

Изменения в путевых листах в 2018 году

Новая форма путевого листа с 2018 года действует после принятия Минтрансом приказа от 07.11.2017 г. под № 476. Этим нормативным документом были откорректированы положения приказа от 18.09.2008 г. № 152, устанавливающего порядок оформления субъектами хозяйствования путевых листов.

Основное нововведение – появление требования представления более детальной информации о собственниках эксплуатируемых транспортных средств. Если в роли владельца выступает ИП, то ему надо дополнительно прописать в бланке ОГРИП, юридическим лицам надо указывать ОГРН. В шаблоне документа обновился состав обязательных реквизитов:

  • путевой лист 2018 года должен начинаться с названия бланка, присвоенного ему порядкового номера (с учетом хронологии оформления) и даты выдачи;
  • период актуальности заполненного и подписанного документа (максимальное значение срока ограничено одним месяцем);
  • в информационном блоке, идентифицирующем собственника автомобиля, теперь дополнительно должен быть указан номер ОГРН (или ОГРИП);
  • сведения о допущенном к управлению конкретным транспортным средством водителе и его водительском удостоверении;
  • путевой лист должен отражать данные о регистрационном номере автомобиля, точной дате (вплоть до указания часов и минут) последнего предрейсового осмотра.

Без изменений остались требования по отражению в документах данных одометра до и после выездных работ, время начала и завершения рейса, проставление отметок о медосмотре. На завершающем этапе бланк подписывается ответственным работником. Новые путевые листы в 2018 году должны содержать подпись с расшифровкой ответственного за проведение техосмотра должностного лица. Юридической силой бланк наделяется через подписание его диспетчером, которому вменили в обязанность оформление этого типа документации, и руководителем предприятия. Печать перестала быть обязательным атрибутом.

Путевой лист: бланк и его заполнение

Для каждого эксплуатируемого транспортного средства составляется отдельный бланк путевого листа. Срок действия документа законодательно ограничен. Приказом Минтранса установлен диапазон от одного дня до одного месяца. При посменной работе на одном автомобиле нескольких водителей разрешено составлять несколько путевок (по количеству водителей) для этого транспортного средства.

Бланки различаются по типу эксплуатируемых автомобилей:

Данные о показаниях одометра вносятся в документ не самим водителем, а уполномоченным руководителем предприятия должностным лицом. Подписи ответственных лиц проставляются с обязательными расшифровками фамилий и указанием инициалов. Вместо собственноручных подписей для заверения сведений в документе можно использовать штампы. ИП наделен полномочиями самостоятельного удостоверения показателей одометра только в том случае, если он выполняет обязанности водителя.

При составлении для одного автомобиля сразу нескольких путевых листов показатель одометра вносится так:

  • при выезде с места стоянки данные заносятся в путевой лист легкового автомобиля (или другого транспортного средства), выданного водителю, который осуществил первым рейсовый выезд;
  • при окончании поездок и возврате автомобиля на место его постоянной стоянки данные с одометра вписываются в бланк водителя, который осуществил заезд последним.

Все составляемые путевые листы с декабря (2018 год полностью попадает под действие обновленных норм, в 2017 году изменения затронули только часть декабря) должны быть в единственном экземпляре. Выдача заполненных бланков осуществляется под роспись ответственному водителю. Возврат документа реализуется при его закрытии.

Бухгалтерия признает путевку действительной, если в ней присутствует отчет о проверке технического состояния автомобиля перед выездом. Осмотр может производиться только аттестованным в транспортной инспекции лицом. Пометки в путевые листы (бланк скачать можно ниже) должны содержать информацию:

  • исправно ли транспортное средство и его технические узлы;
  • разрешен выезд после осмотра или нет;
  • подпись механика, ответственного за проверку;
  • расшифровка ФИО проверяющего лица;
  • время и точная дата проведения осмотра.

Норма актуальна, если составляется путевой лист грузового автомобиля или легкового транспортного средства, пассажирских машин. Действие записей механика и медицинского сотрудника прекращается после истечения срока, на который выписывалась путевка. При отсутствии механика в штате предприятия необходимо заключить договор на регулярные осмотры со специализированным техническим центром.

Форма путевого листа легкового автомобиля и другого типа транспортного средства может быть оформлена на 1 рейсовую поездку, на 1 день или сразу на месяц. Продление срока действия подписанного бланка не допускается. Все выдаваемые путевки должны быть зарегистрированы в специальном журнале (допускается его ведение в электронном формате).

spmag.ru

Новая форма путевого листа с 2017

Актуально на: 11 января 2018 г.

Путевой лист – это документ, который служит для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В 2017 году в Порядок заполнения путевых листов (утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152) был внесен целый ряд изменений (Приказы Минтранса от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476). О новой форме путевого листа с 2017 года расскажем в нашей консультации.

Новые путевые листы 2017

Теперь проставление печати или штампа в заголовочной части путевого листа не обязательно (п. 12 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 в ред. Приказа от 18.01.2017 № 17).

Одновременно введена обязанность подтверждать, что был проведен предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Для этого в путевом листе необходимо предусмотреть указание следующих данных:

  • дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;
  • подпись, Ф.И.О. контролера.

Также в путевом листе теперь необходимо указывать ОГРН/ОГРНИП собственника (владельца) транспортного средства (п. 5 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 в ред. Приказа от 07.11.2017 № 476).

Путевые листы: бланки (скачать)

Формы путевых листов можно использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные. Главное, чтобы в путевом листе содержались все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 (Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

Напомним, что к таким реквизитам относятся:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Ниже приведем унифицированные формы путевых листов (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78), которые можно использовать в том числе для разработки самостоятельных бланков.

Форма путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля (бланк 4-С)

Путевой лист грузового автомобиля (4-П)

Форум для бухгалтера: Задайте вопрос и получите ответ эксперта

glavkniga.ru

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля

Путевой лист — это документ, который нужен организации для учета и контроля работы водителя и автомобиля. Несмотря на то, что форма не является обязательной (работодатель может использовать свою), недавними нормативными актами обновлены требования к информации, которая должна быть в этом документе, и учитывать это нужно обязательно. Изменения вступили в силу с 1 марта 2019 года.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Организации и индивидуальные предприниматели, которые занимаются перевозкой грузов, должны знать, что основным документом для поездок на грузовом транспорте являются путевые листы для грузовых автомобилей или, как их еще часто называют, путевки. Наряду с товарно-транспортными накладными на перевозимые грузы, путевка является до­ку­мен­том пер­вич­но­го учета, определяющим по­ка­за­те­ли ра­бо­ты каждого транс­порт­но­го сред­ства (ТС) и его во­ди­те­ля. Данные из этого документа необходимы для учета пройденных автомобилем километров, расхода топлива, режима работы, на­чис­ле­ния за­ра­бот­ной платы водителю, а также для рас­че­тов с за­каз­чи­ка­ми за выполненные пе­ре­воз­ки. Скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля, который утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, можно будет в конце этой статьи, как и образец заполнения путевого листа грузового автомобиля, о котором мы расскажем подробнее.

4-п, 4-с, 4-м: путевые листы грузового автомобиля

Бланк (2019) путевки для грузовиков называется формой № 4-п. Постановлением, которым утверждена сама форма, определены также ука­за­ния по ее за­пол­не­нию и практическому применению. Существует еще один дополнительный бланк — форма № 4-с, которая применяется при сдельной форме оплаты работы ТС. Тогда как форма № 4-п при­ме­ня­ет­ся при усло­вии опла­ты ра­бо­ты по по­вре­мен­но­му та­ри­фу. Ее можно использовать при вы­пол­не­нии пе­ре­во­зок гру­зов нескольким заказчикам в те­че­ние од­ной смены во­ди­те­ля.

Кроме того, существует бланк, предназначенный специально для междугородних перевозок, — форма № 4-м. Его отличие от двух предыдущих состоит в том, что его можно оформить сразу на несколько рабочих дней, тогда как остальные путевки водители должны сдавать в конце смены. Принцип заполнения у этих бланков практически одинаков, за исключением некоторых незначительных нюансов.

Стоит также сказать о том, что все эти формы с 01.01.2013 не являются обязательными к применению, как и остальные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Однако это совсем не исключает возможности, что именно этот бланк будет применяться, как путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя или юридического лица. При желании также можно разработать собственный бланк и это также не будет нарушением. Главное условие — при­ме­ня­е­мую форму путевки нужно обязательно утвер­дить приказом и указать в учет­ной по­ли­ти­ке организации для целей бух­гал­тер­ско­го учета.

Чтобы упростить задачу, предлагаем вам скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля (2019) и пользоваться им в работе.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019

Заполнить путевой лист может любое уполномоченное для этого лицо из организации, которой принадлежит или эксплуатируется транспортное средство. Это может быть специальный диспетчер, бухгалтер или даже руководитель. Получить этот документ водитель может только после того, как сдал предыдущий, строго под расписку. Для учета выданных и сданных первичных документов используется специальный журнал.

При за­пол­не­нии как уни­фи­ци­ро­ван­ной формы пу­те­вки, так и самостоятельно разработанного бланка, необ­хо­ди­мо учитывать, что он будет полноценным документом первичного учета только в том случае, если в нем будут присутствовать рек­ви­зи­ты, предусмотренные в пункте 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152. К ним, в частности, относятся:

  • на­име­но­ва­ние и номер документа;
  • све­де­ния о сроке его дей­ствия;
  • данные о соб­ствен­ни­ке (вла­дель­це) транс­порт­но­го сред­ства;
  • све­де­ния о грузовом автомобиле;
  • данные во­ди­те­ля;
  • данные и подпись лица, оформившего путевку.

При оформлении любой из форм путевки нужно учитывать, что с февраля 2017 года на титульной части бланка больше не надо проставлять круглую печать тем организациям, которые работают без нее. Позже был введен новый пункт об обязательном указании даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а не только медосмотра его водителя. Эти данные проставляет специалист, который непосредственно провел контроль и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

ИП и организациям также нужно знать, что с 1 марта 2019 года начали действовать поправки, предусмотренные приказом Минтранса России от 21.12.2018 г. № 467. Они обязывают уполномоченных лиц снимать показания одометра (время и дату) при заезде и выезде с парковки (парковочного места), а не с гаража. При этом контролеры не обязаны ставить штампы при проведении предрейсового или предсменного осмотра, достаточно будет Ф.И.О. и личной подписи. Нововведения отмечены красным на рисунке ниже (см. образец формы 4-п).

Итак, любая из трех вышеперечисленных форм путевого листа грузового автомобиля состоит из двух листов, а также отрывных талонов. В частности, бланк содержит такие разделы:

  • реквизиты организации или ИП, дата и номер выдачи, сведения о транспортном средстве и его водителе;
  • данные о работе водителя и автомобиля;
  • информация о движении горючего (заправка, расход и остаток), которые можно указывать как на начало и конец смены, так и после каждой поездки;
  • задание водителю;
  • список ответственных за автомобиль лиц;
  • последовательность выполнения задания;
  • результаты работы ТС и прицепов;
  • данные о техническом осмотре и состоянии ТС;
  • данные о медосмотре водителя.

От­рыв­ные та­ло­ны подлежат за­пол­нению за­каз­чи­ком и яв­ля­ют­ся ос­но­ва­ни­ем для выставления вла­дель­цем ТС счета за оказанные услуги. К счету при­кла­ды­вают­ся такие от­рыв­ные талоны.

Образец бланка формы 4-с

Образец бланка формы 4-п

Правила заполнения

С 1 марта 2019 г. путевки нужно оформлять до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену водителя, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько водителей) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом:

  • в путевку водителя, который выезжает первым, – данные при выезде ТС с парковки;
  • в путевку водителя, который заезжает последним, – данные при заезде ТС на парковку.

В остальном заполнение путевого листа грузового автомобиля особой сложности не вызывает. В нем надо записать данные о дате выезда автомобиля и обязательно записать тип задания, это может быть:

  • командировка;
  • работа по графику;
  • работа в выходные или праздничные дни;
  • колонна;
  • бригада;
  • и т. п.

Обязательным условием является точная информация о ТС и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, а также Ф.И.О. водителя и сведения о его удостоверении. Все нюансы заполнения покажет образец: как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля 2019 (вы можете скачать заполненный образец и использовать форму, поменяв реквизиты).

Данные о транспортном средстве и водителе заполняются так:

Графа «Задания водителю» также не должна вызывать сложностей. В ней следует вписать адреса и названия всех заказчиков, а также указать расстояние до каждого пункта назначения и отметить количество рейсов. Также проставляется время прибытия и убытия ТС.

Раздел о движении горючего содержит поля для заполнения марки горючего, кода этой марки, времени работы двигателя ТС и специального оборудования, которое на нем установлено. Обязательно нужно знать и вписать коэффициент изменения нормы расхода топлива, если ТС эксплуатируется в особых условиях, например, в мороз. Все заполненные графы заверяются подписями ответственных лиц.

Пу­те­вые листы хранятся в бухгалтерии у вла­дель­ца или арендатора транс­пор­та. На ос­но­ве пу­те­во­го листа ве­дет­ся учет ра­бо­ты ав­то­мо­би­ля, поэтому их желательно хра­нить вместе с то­вар­но-транс­порт­ны­ми документа­ми, да­ю­щи­ми возможность их од­но­вре­мен­ной про­вер­ки. Принимает путевки у водителей механик или диспетчер. Если произошли какие-то поломки, то в графу «Отметки» такое уполномоченное лицо вносит информацию о произведенном ремонте, его стоимости, а также запасных частях, которые были использованы. На основании этих данных бухгалтерия, куда обязательно подлежат сдаче путевка, должна рассчитать зарплату, а также затраты на эксплуатацию ТС.

Как отразить в путевке новые требования к содержанию

В соответствии с Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476, в форме должны указываться не только адрес и телефон организации, но и ее ОГРН.

Также в Письме от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС Минтранс России напомнил, что в форму нужно обязательно включать отметки о прохождении контроля. Водителя должен проверить врач (и поставить дату проверки), а транспортное средство — механик. О том, что предрейсовый контроль пройден, он также должен написать в путевом листе и поставить дату. Обращаем внимание, что с 1 марта 2019 штамп о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотра будет необязательным. Врач, проводивший осмотр, вправе поставить только дату, Ф.И.О. и личную роспись.

Ответственность за ошибки в документе

Путевой лист может проверить сотрудник ГИБДД, остановив транспортное средство. Если документа нет или он неверно оформлен, в соответствии со ст. 12.3 КоАП РФ, инспектор выпишет штраф в размере 500–3000 рублей.

Однако есть и другая опасность — она исходит от Налоговой службы. Ведь путевые листы используются для отчетности по налогам, и в случае ошибок в них компании грозят пересчет налоговой базы на прибыль и штраф.

ppt.ru

Бланк путевого листа в 2017 году

Бланки путевых листов претерпевают изменения, и в частности дополнения вносились в марте 2017 года. При заполнении документа необходимо обращать внимание на нововведения законодательства, о которых расскажем в этой статье.

Изменения, вносимые с 1 марта 2017 года

Согласно Приказу Минтранса РФ «О внесении изменений…» от 18.01.2017 г. № 17 в бланк путевого листа в 2017 году вносятся следующие изменения:

  • в документе необходимо указывать сведения, касающиеся предрейсового контроля технического состояния автотранспортного средства;
  • в заголовочной части документа не нужно проставлять штамп или печать в связи с тем, что она отменена к использованию хозяйствующими субъектами.

Поскольку юридические лица и индивидуальные предприниматели могут разрабатывать собственный бланк путевого листа, они должны самостоятельно учесть данные изменения и внести их в документ.

Периодичность оформления путевых листов

На периодичность оформления путевых листов влияет тот факт, является ли организация автотранспортной или нет. Если да, то они обязаны формировать путевые листы на каждый день, поскольку они считаются действительными только в течение одного дня (или смены). В случае отправки водителя в командировку организации должны выписывать путевой лист на более продолжительный период. Сотрудник должен самостоятельно оформлять путевой лист с подробным указанием маршрута следования и дат.

Если организация не является автотранспортной, то она формирует путевые листы с периодичностью, необходимой для обоснования расходов ГСМ. Однако согласно Приказу Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 срок выдачи путевого листа не должен превышать 1 месяца.

Формы путевых листов

Компании, не относящиеся к автотранспортным, оформляют путевые листы по одному из двух вариантов:

  1. по типовой форме, утвержденной Госкомстатом;
  2. по форме, разработанной самостоятельно.

Если бланк разрабатывается самостоятельно, его форму следует зафиксировать через учетную политику организации. Кроме того, путевые листы необходимо заполнять в любом случае, будь то собственное транспортное средство или арендованное.

Если организация планирует использовать стандартные типовые формы путевых листов, она может взять их из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. №78. Необходимо отметить, что эти бланки не обязательны к использованию, а потому могут быть видоизменены в соответствии с особенностями деятельности организации. К примеру, можно исключить какие-либо ненужные графы, только необходимо удостовериться, что все реквизиты, обязательные к заполнению, содержатся в путевом листе.

Скачать новые формы бланков с изменениями, внесенными в 2017 г.

Необходимый бланк путевого листа унифицированной формы можете скачать по этой здесь. Если принято решение использовать упрощенную форму документа, ее можно скачать здесь.

Для грузового автотранспорта может использоваться один из трех вариантов бланков, которые можно скачать по этим ссылкам:

Правила заполнения путевых листов

Транспортное средство обязательно проверяется перед выездом и после заезда, и делать это должен механик или специалист, ответственный за эксплуатацию автомобиля. При этом он снимает показания одометра, определяет расход ГСМ, а также проверяет правильность заполнения путевого листа.

На путевом листе обязательно должен поставить свою отметку медработник, ответственный за проведение предрейсового и послерейсового медосмотра сотрудников. При этом указываются дата и время, которые заверяются подписью с обозначением ФИО специалиста. На путевом листе обязательно должна быть надпись о том, что водитель «прошел предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошел послерейсовый медосмотр».

Отметка о прохождении медосмотра должна быть сделана врачом, а при ее отсутствии или подписи иного сотрудника организацию оштрафуют. При этом нужно помнить, что она должна быть на всех путевых листах вне зависимости от того, находится ли автомобиль в собственности или в аренде.

Заполненные путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Правила заполнения путевых листов в 2017 году можно представить в виде такой таблицы:

Форма путевого листа Порядок заполнения
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257
Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с) (зарплата водителю начисляется по сдельным расценкам) До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика

Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа

Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету прикладывают отрывной талон)

При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п вписывают номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Храните путевые листы вместе с транспортными документами

Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены)

Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-п) (зарплата водителю начисляется по повременному тарифу)
Путевой лист специального автомобиля (например, автокрана, бетономешалки, цементовоза и т. п.) (форма № 3 спец.) Выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего листа. Отрывные талоны к путевому листу заполняет организация – владелец автомобиля. Они служат основанием для предъявления счета заказчику
Путевой лист легкового такси (форма № 4) Содержит показания таксометра. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую
Путевой лист автобуса (форма № 6) Применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах
Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец)) Оформляется только для выполнения заказа одной организации. Раздел «Результаты работы автобуса» заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу

Выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа

Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2) Применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате,  берется за основу для начисления зарплаты

Образец заполнения путевого листа, разработанного компанией с учетом изменений в 2017 году, можно представить таким образом:Особый момент: использование сотрудником личного автомобиля в своей трудовой деятельности

Возможна ситуация, при которой сотрудник использует личный автомобиль для осуществления трудовой деятельности. В этом случае ему положена компенсационная выплата. Согласно Письму Минфина РФ от 05.12.2012 г. № 03-03-06/1/629 все расходы сотрудника, в том числе амортизация автомобиля, ГСМ, должны возмещаться работодателем, но для этого между сторонами должно быть заключено официальное соглашение об использовании транспортного средства.

Кроме того, обязательно нужно заполнять путевой лист на данное транспортное средство, поскольку он является первичным бухгалтерским документом для учета работы водителя и использования автомобиля. Заполнять путевой лист нужно для того, чтобы:

  1. подтвердить использование личного транспортного средства в хозяйственной деятельности юридического лица;
  2. не облагать компенсационную выплату налогом на доходы физических лиц;
  3. учитывать компенсационную выплату для определения налога на прибыль или для расчета единого налога на упрощенной системе налогообложения.

glavbuhx.ru

ПУТЕВОЙ ЛИСТ АВТОМОБИЛЯ 2019

Транспортный налог      Расчет Лизинга      Счет 03     Учет ГСМ     Транспортный налог Бухучет

.

.

Путевой Лист автомобиля

Путевые листы 

Изменения в путевых листах вступили в силу с 1 марта 2019 года

(Приказ Минтранса России от 21.12.2018 N 46)

Теперь несколько поездок в разные рабочие дни или смены нельзя

оформлять одним путевым листом. Он должен оформляться каждый раз до выезда в рейс с места постоянной стоянки.

По новым правилам путевые листы оформляются так:

- до начала рейса, если он продлится больше смены или рабочего дня водителя;

- до начала первого рейса, если за смену или рабочий день водитель делает один или несколько рейсов.

Сведения о медосмотре теперь не нужно будет заверять штампом. Подписи медработника с указанием его фамилии и инициалов вполне достаточно.

Вместо сведений о предрейсовом техосмотре в путевом листе могут быть указаны данные о предсменном техосмотре.

Прежде чем признавать расходы на ГСМ по документам, оформленным начиная с 1 марта, убедитесь, что они составлены по новым правилам.

 Новый бланк и образец заполнения см. в конце страницы

.

.

.

В путевой лист  обязательно вносится ОГРН и данные о предрейсовом техосмотре.

Отменена круглая печать на бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

- Наименование документа, номер и дата его выдачи (при проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию);

- Срок действия путевого листа (максимальный период — один месяц);

 - Информация о собственнике автомобиля с обязательным указанием ОГРН;

 - Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения);

 - Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка);

 - Данные спидометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж;

 - Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку;

 - Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время;

 - Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя;

 - Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр;

 - Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).

 - Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения или уполномоченные руководителем лица.

Путевой лист составляется в одном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу для подписи.

Путевой лист необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Он нужен водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования автомобиля, перевозки пассажиров или груза.

Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ).

.

.

Правила заполнения путевого листа 

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы

Вид ТС

Путевой лист, бланк

Особенности в заполнении

Форма

ОКУД

Легковые автомобили

№ 3

П/ лист 3.xls

0345001

Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.

Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям

№ 4-С

П.лист4-С.xls

0345004

Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.

Грузовые машины с повременной оплатой водителям

№ 4-П

П. лист 4-П.xls

0345005

Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.

Спецмашины

№ 3-СПЕЦ

П. лист 3-спец.xls

0345002

Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой.

На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.

Такси легковое

№ 4

П. лист 4.xls

0345003

Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.

Автобусы для общественного и иного пользования

№ 6-СПЕЦ

П.лист 6 спец.xls

0345007

Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Пример заполнения путевого листа.xls

Путевой лист необходим, чтобы:

- начислить водителю зарплату;

- списать расходы на бензин, запчасти для собственных и арендованных машин;

 - списать компенсацию за использование личного имущества, если сотрудник ездит на своей машине по делам компании;

 - подтвердить реальность сделки по перевозке грузов.

.

.

Как часто нужно оформлять путевые листы

С 1 марта 2019 года путевые листы составляются перед каждым рейсом или сменой либо до начала первого рейса, если в течение смены водитель совершает несколько рейсов. Выписывать путевой лист на месяц больше нельзя.

Оформить путевой лист на несколько дней можно только в одном случае — когда водитель отправляется в многодневный рейс.

Максимальная продолжительность такого рейса не ограничена. Она может превысить даже месячный срок.

Форма  путевого листа

Если компания не автотранспортное предприятие, то она может оформить путевые листы по унифицированной форме или по самостоятельно разработанной форме.

Путевые листы оформляются  независимо от того свой автомобиль или арендованный.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Если унифицированные образцы путевых листов не подходят компании (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), то она может сама разработать бланк.

Собственный бланк должен соответствовать требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Применение собственных путевых листов фиксируется в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

.

.

 Заполнение Путевых Листов

При выезде автомобиля и после возвращения в гараж,  путевой лист проверяет механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию. Он смотрит показания спидометра, расход топлива и т. д., заверяет его подписью  или штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные заверяются его подписью или штампом.

По результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник записывает: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».

По результатам послерейсового осмотра пишет: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Такие отметки обязательны независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.

Оформленные путевые листы хранятся в течение пяти лет.

Образцы Путевых Листов

Путевой лист автомобиля с 1.03.19.xls

Образец путевого листа с 1.03.19.xls

Путевой лист грузового автомобиля.xls

Путевой лист грузового автомобиля.xls

Путевой лист легкового автомобиля скачать.xls

Путевой лист спецавтомобиля.xls

Пример заполнения.xls

.

.

Транспортный налог      Расчет Лизинга

      Счет 03     Учет ГСМ     Транспортный налог Бухучет

nicolbuh.ru

Путевые листы: правила заполнения и новые бланки 2017 года

Что изменилось в заполнении путевых листов с 26 февраля 2017 года? Обязательно ли в марте оформлять путевые листы по новой форме? Действительно ли теперь в каждом путевом листе требуется подпись механика о проведенном предрейсовом осмотре легкового или грузового автомобиля? В данной статье вы найдете ответы на эти и другие вопросы, а также сможете скачать новые формы бланков путевых листов.

Формы путевых листов

В 2017 году организация или индивидуальный предприниматель может формировать и использовать:

  • или унифицированные формы путевых листов (утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78);
  • самостоятельно разработанные формы путевых листов.
Если унифицированные образцы путевых листов вдруг не подходят компании или ИП (например, если в них есть «лишние» реквизиты или если нет нужных), то можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Но в таком случае нужно иметь в виду, что самостоятельно разработанной форме должны присутствовать все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Путевые листы нужны, чтобы подтвердить производственный характер поездок и списать в налоговом учете горючее, запчасти и компенсацию за использование личного транспорта.

С 26 февраля Минтранс расширил перечень обязательных реквизитов путевого листа (Приказ Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). С этой даты в путевом листе обязательно требуется ставить отметку о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик должен указать дату и время проверки машины, подпись, фамилию и свои инициалы. Прежде такие отметки тоже можно было ставить, но совсем не обязательно. Таким образом, с 26 февраля 2017 года, к обязательным реквизитам путевых листов, которые разработаны самостоятельно, относятся:

  1. Название — путевой лист;
  2. Номер;
  3. Срок действия;
  4. Сведения о собственнике машины;
  5. Тип и модель машины;
  6. Государственный регистрационный знак машины;
  7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж;
  8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж;
  9. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
  10. Ф.И.О. водителя;
  11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
  12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр;
  13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем;
  14. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины.

Отмена печати

С 26 февраля 2017 года в путевых листах можно не ставить печать или штамп. Вполне достаточно сведений о собственнике машины. Это название компании или арендодателя, адрес и телефон. Это также следует из Приказа Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). Однако печать можно проставлять и после указанной даты – ошибки не будет.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок – не более одного месяца. Когда же транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

В связи с расширением перечня обязательных реквизитов, некоторые компаниям и ИП потребуется скорректировать бланки своих путевых листов. Если после 26 февраля 2017 года в листе не будет всех обязательных реквизитов, то проверяющие могут расценить такой первичный документ как «неполноценный». И тогда, к примеру, с признанием затрат на ГСМ могут возникнуть сложности. Мы подготовили для вас новый бланк путевого листа, который содержит все реквизиты, обязательные с 26 февраля. Выглядит он так:

Также вы можете скачать новый бланк путевого листа на 2017 год в формате Word для легковых автомобилей. Аналогичным образом вы можете поправить бланк путевого листа для грузовых автомобилей, чтобы в нем можно было делать отметки о предрейсовом техническом осмотре.

Имейте в виду, что если вы будете утверждать новый бланк путевого листа на 2017 год, то это обстоятельство потребуется зафиксировать в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

Во многих организациях директор и водитель и механик – в одном лице. В такой ситуации он и ставит подпись о том, что провел предрейсовый техосмотр. А также указывает дату и время проведения осмотра.

Вы о чем? Об отчетах за что и куда? Время обнала подошло к концу Какие требования налоговиков теперь вне закона Бизнес РПЦ: на что живет Церковь Когда нужно сделать перерасчет зарплаты

www.klerk.ru


Смотрите также

Возврат к списку