Отдел продаж
8 (499) 755-89-57
Лодки, запчасти
8 (499) 755-89-57

Путевой лист это что


Путевой лист - это документ учёта работы водителя, пробега и маршрута транспортного средства. Оформление путевого листа

Чтобы стать профессиональным водителем, одного умения управлять транспортными средствами недостаточно. Будни этих людей подчиняются строгому распорядку и графику, их передвижения планируются заранее и постоянно контролируются. Чтобы выполнить все задания вовремя и качественно проделать работу, им необходимы такие качества как терпение, уравновешенность, дисциплинированность и, конечно, пунктуальность. Кроме того, хороший водитель умеет вести необходимую документацию и внимательно следит за состоянием автомобиля (несмотря на на то, что техническое обслуживание осуществляют другие специалисты).

Одним из главных документов, который везде и всюду сопровождает водителя, становится путевой лист. Это перечень посещенных мест (торговых точек, складов) с указанием количества израсходованного топлива и километража. Если речь идет о транспортировке товарно-материальных ценностей (ТМЦ), то путевой лист крепят к накладной.

Путевые листы: структура документа и порядок оформления

Несмотря на то что путевые листы (ПЛ) составляют не по стандартному образцу, а так, как удобно самим работникам, они считаются официальными документами. Благодаря ПЛ бухгалтера могут выполнять первичный учет работы транспортных средств (ориентируясь на данные, приведенные в документе) и начислять заработную плату водителям.

Оформление путевых листов возлагают на диспетчера предприятия или на того, кто выступает в роли его представителя. Обычно ПЛ выписывают в одном экземпляре, но при его утере может быть выдан дубликат (такие ситуации возникают крайне редко).

Срок действия (юридической силы) документа ограничивается продолжительностью одной рабочей смены. Если фирма практикует командировочные заезды продолжительностью в несколько дней, то на весь этот период выписывается один путевой лист.

Это основные элементы документа:

  1. Номер путевого листа.
  2. Дата, когда была открыта путевка.
  3. Подпись человека, выдавшего документ.
  4. Официальная печать фирмы.

Назначение путевого листа

Путевые листы оформляют с очевидной целью: для контроля действий водителя и учета износа транспортного средства. В документе отражают пробег автомобиля, а эту цифру сравнивают с плановым показателем. Конечно, могут быть отклонения, но в целом маршрут должен максимально совпадать с расчетным.

Законодательством узаконены несколько основных видов ПЛ, которые разработаны с учетом особенностей различных транспортных средств (для легковых авто, тракторов, автобусов). Если водитель предоставит проверяющим путевку, в которой неверно указан вид средства передвижения, он может быть оштрафован.

На практике наиболее часто используют такие три вида путевок:

  1. N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.
  2. N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.
  3. N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Путевки для легковых автомобилей

Служебным легковым автомобилем считается транспортное средство, принадлежащее юридическому лицу и его предприятию. Грузоподъемность таких авто обычно небольшая.

Служебный транспорт и человек, управляющий им, могут быть наняты. В таком случае обязательным становится заполнение путевого листа. Этот документ предоставляет гарантии обеим сторонам трудовых отношений: наниматель уверен в том, что работа выполнена в полном объеме, а водитель имеет письменное подтверждение своих действий. Путевой лист – это своеобразная страховка, которую не могут заменить расписки или устные договоренности.

Обычно в путевке легкового автомобиля указывают следующие данные:

  • Дату, когда лист был выдан.
  • Его номер и серию.
  • Фамилию, имя и отчество водителя, который будет использовать документ.
  • Дату и время окончания работы (конец рабочего дня или возвращение из рейса).

Конечно, путевый лист легкового автомобиля должен быть подписан человеком, который хранит и принимает такие документы. Свою подпись ставит также и водитель. Перед этим (при получении путевки) он должен проверить правильность информации.

Создание и хранение бланков путевых листов

Многие предприятия предпочитают использовать бланки, сделанные в типографии, другие самостоятельно разрабатывают шаблон и печатают эти документы на принтерах. В любом случае, незаполненный путевой лист – это бланк строгой отчетности. Это значит, что все экземпляры пронумерованы, а движение готовых документов (также как испорченных) контролируется. Бланки должны храниться в сейфе предприятия или на его складе, ответственное лицо выдает необходимое количество путевок, когда в этом возникает необходимость. Путевой лист, бланк которого был испорчен при заполнении, утилизируется, а его номер вносится в список (это позволяет избежать недостачи при пересчете).

Кто и как заполняет путевку?

Даже если автомобиль не сдается в аренду (используется самим собственником), его водителю выдают путевку. Перед началом каждого нового рейса диспетчер или человек, выполняющий его обязанности, записывает в путевой лист информацию о водителе и обстоятельствах поездки.

Данные, которые обычно включают в путевый лист легкового автомобиля, должны быть точными и достоверными. Порядок заполнения путевок описан в постановлении Госкомтата РФ №78. Здесь же приведен перечень из восьми основных форм, разработанных для различных категорий транспортных средств:

  • Строительный транспорт.
  • Легковой.
  • Транспорт специального назначения.
  • Такси.
  • Две формы для грузовых автомобилей.
  • Общественный транспорт.
  • Заказанные автобусы.

Следует учитывать, что положения постановления актуальны только для юридических лиц.

Заполнение путевого листа: лицевая сторона

Так как путевка должна отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, ее бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

  1. В первую очередь записывают номер документа. Для этой цели используют цифры, слова или их сочетание (на усмотрение администрации предприятия).
  2. При заполнении типографских бланков указывают их серию.
  3. Дата совершения поездки. Для однодневных это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.
  4. В обязательном порядке указывается полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).
  5. Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.
  6. Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.
  7. Полный номерной знак авто: цифры и буквы.
  8. В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.
  9. Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.
  10. Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).
  11. При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.
  12. Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.
  13. Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.
  14. Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).
  15. Механик также прикладывает руку к заполнению путевого листа. Он записывает свои данные и подписывает документ. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.
  16. Чтобы указать ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер рассчитывает километраж. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия он пишет и дату.
  17. По возвращении транспортного средства оно проверяется диспетчером-нарядчиком. Если имеются замечания, он вносит их в путевой лист. Бланк содержит записи об опоздании или повреждении авто.
  18. Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Расход топлива

Объем израсходованного бензина или газа в путевке также указывают, для этого есть отдельное место бланке. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ. Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Оборотная сторона документа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

  1. Маршрут, по которому происходило перемещение транспортного средства.
  2. Номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.
  3. Места отправления и прибытия.
  4. Фактический километраж поездки и подпись водителя.

Другие виды путевок: путевой лист трактора (форма 68)

В том случае, когда трактор используют для перевозки грузов, его водителю выдают путевку. Существует две формы этого документа: бланк 68 и 412-АПК.

Первый вариант используют в нескольких областях России, территориально расположенных возле Украины. Фермеров из этих двух стран нередко объединяют хозяйственные отношения, и им проще работать по одинаковым документам. Фактически такой путевой лист трактора является украинским бланком, но в российском законодательстве существует аналогичная форма.

Традиционная путевка по форме 412-АПК

Это непосредственно российский бланк, в котором указывают такие данные:

  • Информация о трактористе (фамилия, имя, квалификация) и транспортном средстве (номер, техническое состояние).
  • Полная информация о грузе (откуда и куда его везут, вес, наименование, класс, объем).
  • Расстояние между пунктами, расход топлива, тонно-километры время, проведенное в дороге с грузом и без.
  • Время, отработанное трактористом.

Путевка для водителя автобуса

Как и другие описанные выше документы, путевой лист автобуса предназначен для учета отработанного времени водителей и необходим для начисления их заработной платы. Это один из важнейших первичных документов, который включает такие данные:

  • Номер путевки, а также ее дата, продолжительность.
  • Механик записывает информацию о транспортном средстве (техническое состояние, расход топлива).
  • Диспетчер указывает конкретное задание, которое должен выполнить водитель. Тот же, в свою очередь, ставит подписи в нескольких местах, соглашаясь с данными.

Если один автобус используется несколькими водителями, и они работают посменно, то составляют нужное количество путевок (обычно два). Путевой лист автобуса для перового водителя будет включать данные, зафиксированные на выезде, а в документ второго работника вносят информацию при заезде транспортного средства.

Следует знать!

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений. Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения. В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Что такое путевой лист, для чего он нужен и кто обязан вести путевые листы?

Путевой лист — документ, необходимый для учёта и контроля работы транспорта, а также водителя. Иными словами, это документ, подтверждающий, что транспорт передвигался, водитель работал, а ГСМ расходовались. Путевой лист может быть основным документом для расчётов за грузоперевозки.

Путевой лист нужен, чтобы организации или ИП могли учитывать расход топлива и затраты на него. На этом основании можно уменьшать налог на прибыль организаций. Многие компании начисляют зарплаты водителю на основе путевого листа. Также он нужен для учёта работы подвижного состава. Информация из путевого листа показывает данные не только о пройденном расстоянии, но и о том, кто и когда использовал транспорт.

Основные документы, регулирующие использование путевых листов:

  • Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
  • Приказ Минтранса № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»;
  • КоАП РФ (прописано наказание за управление ТС без путевого листа).

Перевозить багаж и пассажиров без оформления путевого листа нельзя (п.2 ст.6 Устава). За это оштрафуют на 500 рублей по ч.2 ст. 12.3 КоАП РФ.

Какие бывают путевые листы?

Ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78. В нём были даны формы путевых листов для различного вида транспорта, которые указаны ниже. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация. Эту информацию можно найти в приказе Минтранса № 152.

Если вы используете свои, «самодельные» путевые листы, то за основу можете взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Эту форму обязательно нужно утвердить в учётной политике организации.

С формами, которые были в постановлении № 78, возникает проблема. В этих формах используется слово «механик». Но нужно, чтобы было слово «Контролёр» и чтобы отметку ставил человек, на которого возложены обязанности контролёра. Это может быть и сам контролёр, и механик, и ответственный за БДД. Также необходимо, чтобы обязанности контролёра были на него возложены в уставленном порядке и он соответствовал бы требованиям к контролёру (согласно 287 приказу Минтранса).

Как этого избежать? Замените в форме слово «механик» на слово «контролёр». У Вас сразу станет наполовину меньше проблем.

В постановлении №78 были утверждены формы путевых листов для:

  • легкового автомобиля;
  • специального автомобиля;
  • легкового такси;
  • грузового автомобиля;
  • грузового автомобиля (другая форма). Две разные формы используются потому, что одна предназначена для перевозок грузов по сдельным расценкам, а другая – по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя;
  • автобуса;
  • автобуса необщего пользования.

Кто обязан вести путевые листы?

Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

Но на практике встаёт ряд вопросов, например: должны ли компании и ИП, которые используют транспорт только для себя (доставка сотрудников от остановки до работы, например), вести путевые листы? Или вести эти листы должны только компании, которые занимаются грузоперевозками и транспортировкой людей?

Ответ: в законе это прямо не сказано, но на практике выходит, что вести путевые листы лучше всем. Верховный Суд в определении от 1 сентября 2014 года № 302-КГ14-529 указал, что «компания, которая эксплуатирует авто для перевозки сотрудников и грузов… обязана… соблюдать порядок заполнения путевых листов».

Поэтому даже если вы используете транспорт только для себя, всё равно заполняйте путевые листы. Форма собственности не играет никакой роли: транспорт может быть в собственности, арендованным и т.д. — путевой лист всё равно нужен. И даже если сотрудник ездит на личном авто в интересах компании.

Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

ГИБДД и Транснадзор при проверках. Проверяют обеспечение безопасности дорожного движения.

ФНС, чтобы проверить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль. ФНС проверяет это в рамках выездных и камеральных проверок.

Трудовая инспекция, чтобы проверить, не нарушаются ли права работника.

Как учитывать и хранить путевые листы

Как правило, путевые листы оформляют диспетчер или бухгалтер (хотя в зависимости от штата эти обязанности может выполнять и контролёр). Обычно же контролёр лишь ставит отметку о проведении контроля технического состояния.

Организация или ИП должны вести журнала учета движения путевых листов.

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

  • Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);
  • закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно ст. 29. (не менее 5 лет);
  • приказ Минтранса РФ № 152, а именно п. 18 (не менее 5 лет).

Так что храните путевые листы 5 лет.

Если у вас есть вопросы по путевым листам, спрашивайте в комментариях ниже. Мы оперативно и с радостью ответим.

Главная

Приходит время и у большинства предпринимателей возникает необходимость приобретения или аренды автомобиля для нужд бизнеса. Но, казалось бы, столь несложная задача приобретения и дальнейшей эксплуатации, даже всего лишь одного автомобиля, превращается в настоящую головную боль для руководителя предприятия. Мало просто приобрести автомобиль, его необходимо застраховать, поставить на государственный учет, ввести в эксплуатацию, подобрать водителя и провести с ним стажировку, закрепить приказом, провести обучение и все необходимые инструктажи, передать автомобиль водителю. Далее необходимо организовать самостоятельно или заключить договор на стоянку, техническое обслуживание, ремонт и медицинское обеспечение. Организовать ведение путевой документации, контроль технического состояния автомобиля и предрейсовый медицинский осмотр водителя, организовать заправку и мойку автомобиля, обучить и назначить ответственных за безопасность дорожного движения, эксплуатацию, ведение документации и т.д…. Всё это дополнительные финансовые затраты и административная нагрузка на бизнес. Не в каждой организации захотят брать на себя такой ворох проблем, поэтому стоит взвесить все «за» и «против» прежде чем принять решение о приобретении автомобиля. Кроме того, неправильная организация эксплуатации автотранспорта может обернуться, как минимум, штрафами со стороны надзорных органов, а в случае серьёзного происшествия и уголовной ответственностью.

Но, не всё так плохо. Чтобы помочь исключить возможные риски на нашем сайте собрано максимум информации о всех направлениях в области обеспечения безопасности дорожного движения и правильной организации эксплуатации автотранспорта. Так же здесь рассмотрены вопросы правовой основы безопасности дорожного движения и его практического применения.

Читайте внимательно, комментируйте и задавайте вопросы.

Кроме справочной информации на сайте, в разделе «Документы БДД», можно найти некоторые образцы документов необходимых для организации работы по безопасности дорожного движения.

Если у Вас нет времени заниматься составлением документации и поиском её в интернете, или Вы не совсем компетентны в этом вопросе, то на сайте можно приобрести Готовый пакет документов для организации работы по безопасности дорожного движения. Стоимость пакета 2000 рублей.

Все документы представлены в формате Microsoft Word и Microsoft Excel с возможностью редактирования. Для того чтобы получить все перечисленные документы достаточно написать на электронную почту, указанную в разделе «Контакты», и с Вами свяжутся в течение дня. Документы в электронном виде будут направлены на указанный Вами адрес электронной почты после подтверждения оплаты.

Начальник Транспортного отдела Зуев Серафим

Путевой лист - это... Что такое Путевой лист?

  • Путевой лист — основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, выдаваемый ежедневно водителям транспортных средств. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике № 78 от 28 ноября 1997 года [1]… …   Википедия

  • путевой лист — сущ., кол во синонимов: 1 • путевка (8) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 …   Словарь синонимов

  • Путевой лист — 14) путевой лист документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя;... Источник: Федеральный закон от 08.11.2007 N 259 ФЗ (ред. от 28.07.2012) Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического… …   Официальная терминология

  • ПУТЕВОЙ ЛИСТ — основной первичный документ учета работы автомобиля и водителя, выдаваемый ежедневно при выходе автомобиля на линию …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • Путевой лист — документ, вручаемый водителям автомобилей, тягачей и самоходных строительных машин (автокранов, экскаваторов, самоходных пневмоколесных катков, скреперов и т. п.), определяющий маршруты их движения. Источник: Справочник дорожных терминов …   Строительный словарь

  • ПУТЕВОЙ ЛИСТ — см. Перевозочные документы …   Глоссарий терминов по грузоперевозкам, логистике, таможенному оформлению

  • Путевой лист автобуса — (форма № 6) является первичным документом по учету работы автобуса и основанием для начисления заработной платы водителю; выдаваемый водителю путевой лист обязательно должен иметь порядковый номер, дату выдачи и штамп организации, которой… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

  • Путевой лист легкового такси — (форма № 4) является первичным документом по учету работы легкового такси и основанием для начисления заработной платы водителям; выписывается в одном экземпляре диспетчером организации и выдается водителю; должен иметь порядковый номер, дату… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

  • Путевой лист строительной машины — (форма № ЭСМ 2) применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

  • Путевой лист автобуса не общего пользования — (форма № 6 спец.) является основным первичным документом учета работы автобуса не общего пользования по перевозке пассажиров; выписывается в одном экземпляре диспетчером и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

Путевой лист: что это и как его заполнить

Здравствуйте, друзья! Я работаю бухгалтером в небольшой компании по грузоперевозкам, и в мои обязанности входит оформления очень простого документа – путевого листа. Без этой бумажки водителю просто не обойтись, а для нашей конторы ее отсутствие у шофера может стать причиной большого штрафа.

Каждое утро в рабочий день ко мне приходят водители, и я заполняю один путевой лист на легковой автомобиль, который возит директора, и на три грузовых транспорта.

Я бы хотел рассказать о порядке заполнения путевого листа на легковой автомобиль и на грузовик, где взять нужный бланк и сколько времени действителен уже оформленный документ.

Зачем требуется путевой лист и в каком случае он нужен обязательно

Не для каждого транспортного средства требуется подобный документ. По принятым правилам, оформление путевого листа автомобиля представляет собой обязательную процедуру для юридических лиц, имеющих и эксплуатирующих транспортные средства.

Путевой лист (ПЛ) – это первичная документация, которая применяется в качестве подтверждающей расходы предприятия на покупку ГСМ.

Затраты, подтвержденные документально, считаются принятыми к налоговому учету и вычитаются из общей налоговой базы. Другими словами, главная цель составления ПЛ – это возможность снизить налоговую базу для исчисления налога к уплате в госбюджет.

Всегда ли необходимо составлять ПЛ и что в нем должно содержаться

Еще одной функцией путевого листа является возможность подтвердить законность и наличие права на управление транспортом. Бланк находится в распоряжении ответственного сотрудника компании, владеющей автомобилем. В форме содержатся следующие сведения:

  • информация о времени, которое ТС будет находиться в пути;
  • пробег автомобиля;
  • расход ГСМ;
  • дополнительные характеристики транспорта.

Существенных различий в правилах заполнения ПЛ на грузовик и легковой автомобиль нет, но есть некоторые нюансы, касающиеся того, всегда ли нужно составлять путевые листы.

Есть несколько ситуаций, когда водитель освобожден от подобной обязанности:

  1. Фирма (юр. лицо) является владельцем автомобиля.
  2. ТС используется, когда является собственностью конкретного гражданина, в личных целях или на основании доверенности.

Существует и обратная ситуация, когда заполнять бланк требуется обязательно, иначе это будет считаться нарушением, и избежать штрафа будет невозможно.

Когда путевой лист нужен обязательно

Законодательными положениями определено, что ряд ситуаций требует составления ПЛ. В отсутствие путевого листа запрещено управлять транспортом, входящим в группы:

  • грузовой и легковой транспорт;
  • троллейбусы;
  • трамваи;
  • автобусы.

В список могут входить и другие виды транспортных средств, занимающиеся пассажирскими перевозками с багажом либо перевозящие грузы. Под грузами следует понимать материальные объекты, для транспортировки которых и организуются перевозки.

Пассажиры – это лица, заключившие соответствующий контракт с перевозчиком. В отдельных случаях речь может идти о договоре фрахтования транспортных средств.

Порядок заполнения путевого листа и срок его действия

Заполнение ПЛ — это прямая обязанность диспетчера, но в небольших фирмах этим занимаются делопроизводители и бухгалтеры. Часто водители интересуются, можно ли оформить документ сразу на несколько дней, чтобы не тратить на это ежедневно время.

Данная возможность зафиксирована в законодательстве, но срок действия такого ПЛ может составлять не больше 30 суток.

Порядок заполнения бланка предусматривает присутствие следующих отметок и сведений:

  • в верхней части ПЛ проставляется штамп организации, а ниже располагается серия и номер документа;
  • вписывается наименование фирмы с указанием адреса, телефона и кода регистрации в ФНС;
  • вносится информация о транспорте: инвентарный и государственный номера, марка;
  • следующий раздел заполняется только компанией с узкой специализацией, например, таксист указывает номер лицензии;
  • индивидуальное задание для водителя;
  • ставится подпись ответственного лица, и ПЛ передается водителю.

Механик, он же и водитель, в специальном разделе проставляет показания спидометра, имеющиеся неисправности в работе ТС и объем топлива, имеющегося в бензобаке автомобиля. При заправке водитель указывает, сколько литров топлива он взял на дозаправку и когда автомобиль (дата и время) был возвращен в гараж.

После заполнения лицевой стороны необходимо оформить и обратную. Здесь сведения вносит водитель, а именно указывает, в какие места он заезжал и зачем, сколько времени это заняло, каков пройденный километраж. В подтверждение произведенным действиям должны присутствовать подписи третьих лиц, наделенных соответствующими полномочиями.

После окончания поездки путевой лист передается в бухгалтерию и в дальнейшем используется для начисления заработной платы водителю и для учета расходов предприятия. Подробнее о порядке заполнения и особенностях оформления путевого листа вы сможете узнать из следующего видео:

Оформление путевого листа не сложная, но требующая внимания, процедура. Ответственному за выполнение этого действия лицу необходимо тщательно проверять все внесенные данные, чтобы исключить ошибки и неточности.

Путевые листы

Почти все государственные и коммерческие организации имеют транспорт, либо арендуют его и у водителя обязательно наличие путевого листа, если он осуществляет перевозку грузов.

Учет работы водителей задача хозяйственной деятельности предприятия. Расход топлива, смазочных материалов, место отправления и прибытия машины, наименование груза и другие сведения должны быть зафиксированы в отчетных документах.

Первичный документ в дорогу – путевой лист автомобиля.

Формы путевых листов грузовых автомобилей

У водителей грузовиков путевой лист это – документ строгой отчетности. Изготовляется бланк по заказу министерств, ведомств и предприятий из бумаги с типографской нумерацией в необходимом количестве для удовлетворения нужд организаций.

  • форму 4-С (сдельная) используют для осуществления работы транспорта по сдельным расценкам по Единому тарифу;
  • форма N 4-п – для грузового автомобиля с повременной оплатой;
  • форма № ПГ-1 (Приказ Минтранса России от 30.06.2000 г. № 68) – для транспорта предпринимателя.

Междугородний тип (форма 4-м) применяется при перевозках на дальние расстояния. В этом случае лист имеет красную полоску на лицевой стороне с соответствующей типографской надписью “междугородные перевозки”.

Оплата международных перевозок осуществляется по установленным транспортным уставам и в соответствии с утвержденными положениями правительства.

Бланк путевого листа хранится на складе предприятия. Документ при необходимости выдается под расписку ответственному лицу. Как правило, это диспетчер, заведующий гаража, начальник эксплуатационного участка, бухгалтер.

Правила оформления путевых листов

Законодательство предъявляет требования по внесению информации в него. Документ признается недействительным, если не проставлены в нем:

  • Дата выдачи,
  • Печать организации,
  • Штамп предприятия.

Если хоть один из приведенных выше пунктов пропущен, то лист заполнен неверно.

Путевой лист автомобиля заполняется уполномоченным лицом и выдается водителю под расписку только тогда, когда он сдал имеющийся предыдущий лист.

Читайте также:  Контроль за расходом топлива

Если работа связана с перевозкой материально-товарных ценностей, водителю вместе с путевым листом выдается соответствующая накладная (ТТН). Накладная прикладывается к листу, и оба документа хранятся вместе для необходимой их сверки в проведении проверок.

Раз в квартал представители малого бизнеса, выбравшие УСН должны подать отчет в ПФР, касающуюся страховых взносов, по форме РВС-1. Крайний срок – 15-е число второго календарного месяца, который следует за отчетным периодом.

Документы, заверенные ЭЦП, не потеряются, не порвутся и не пропадут, что часто происходит с их бумажными аналогами, а кроме того, значительно снижаются и затраты на документооборот. О преимуществах и использовании ЭЦП на документах читайте здесь.

Бухгалтерия выдает один экземпляр накладной водителю. Сведения о массе груза и номер накладной заносятся в путевой лист. Помимо этого, в его бланке имеются 2 отрывных талона, в которые заказчик вносит сведения. Позже эти отрывные талоны передаются вместе со счетом клиенту как доказательство, что работа выполнена.

Отрывной талон применяется как приложение к путевому листу и необходим для отправки счета на оплату услуг транспорта.

Клиент в соответствующие графы вписывает дату выдачи и номер. Так же в талоне отражается название организации, на чьем транспорте осуществляется грузоперевозка, марки и госномера автомобилей и прицепов (если они имеются).

Иногда бухгалтеры упрощают ведение путевых листов (не вносят сведения о расходе топлива). Такая ситуация характерна для малых организаций.

В Постановлении Госкомстата России № 78 путевой лист должен заполнять диспетчером, начальник участка или заведующим гаражом. Либо организация уполномочивает бухгалтера утвержденным распоряжением руководства.

Порядок заполнения путевого листа

Строка “Автомобиль” отражает марку, государственный номер, тип автомобиля, его гаражный номер. В строку “Водитель” записывают фамилию, инициалы, номер служебного удостоверения, класс водителя. В “Табельный номер” – номер, присвоенный водителю на автопредприятии.

Читайте также:  Путевые листы в организации

Строка “Колонна, бригада” отражает номера колонны, бригады, в составе которых числятся водитель и автомобиль. В графу “Сопровождающие лица” записывают фамилии лиц, их инициалы (грузчики, экспедитор, стажер).

В форме 4-п содержится раздел «Задание водителю». В 16-ю графу «В чье распоряжение» (разовый заказ клиента) диспетчер пишет адрес, наименование предприятия, к кому прибывает грузовой автомобиль. Строки №18 и №17 содержат сведения о времени убытия/прибытия (по плану). В графу № 19 вписывается количество рабочих часов, а число поездок – в №20.

В строке «Заказчик» – название принимающей организации, фамилия с инициалами лица, ответственного за прием транспорта.

Графа «Время» отражает часы и минуты прибытия/убытия машин. «Спидометр» – показатели счетчика на момент приезда/отъезда. В графе «Количество поездок» отмечается число выполненных перевозок.

Чтобы обезопасить бизнес от заключения сделки с недобросовестными партнерами, способными серьезно подорвать финансовое благополучие фирмы, предусмотрены специальные сервисы для проверки контрагентов на добросовестность.

Благодаря сервису «Контур-Фокус» можно быстро проверить контрагента через базы Федеральной налоговой службы и Росстата, получив мгновенные выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРИП (в формате .pdf) и сведения о банкротстве. Подробнее о сервисе читайте здесь.

Строку «Штамп и подпись клиента» заполняет заказчик. Сведения его подтверждают правильность реквизитов. В графе «Выполнение задания» – информация о маршрутах движения транспорта – куда и откуда поездки. Сведения подтверждает подпись клиента.

В строке “Режим работы” отражается код или режим работы (командировка, в будние дни, суммированный учет рабочего времени, работа в выходной день или праздничный, работа по графику, вне графика).

Графа 22 “Расстояние” – расстояния перевозок грузов по карте, либо по данным дорожных органов, по показателям спидометра автомобиля (в сезон), зафиксированными в акте предприятия. В графе №23 “Перевезти тонн” – количество груза, необходимое для заказчика.

Читайте также:  Списание ГСМ

Для легкового автомобиля

Бланки для легкового автомобиля:

  • Путевой лист. Форма № 3, (постановление Госкомстата № 78 от 28.11.97),
  • Форма № ПГ – 1,
  • Товарно-транспортная накладная (ТТН).

При выпуске автомобиля в рейс организация обязана выдать водителю путевой лист соответствующей формы. Выпуск автомобиля без заполненного бланка утвержденной формы категорически запрещается.

Заполнение путевых листов по форме № ПГ-1

Строка/РазделПорядок заполнения
“Путевой лист”Учетный номер листа. Дата (число, месяц, год).
Раздел “Предприниматель”Сведения о предпринимателе: ФИО, домашний адрес, номер его телефона.
“Водитель”, “Номер водительского удостоверения”Фамилия и инициалы водителей, номера водительских удостоверений.
Строки, идентифицирующие автотранспортное средствоМарка автотранспортного средства, прицепа, регистрационные номера.
“…к управлению допущен”Подпись работника, проводившего предрейсовый медосмотр, и допускающего к управлению автотранспортом.
“Автомобиль … исправен. Выезд разрешен”Подпись лица, отвечающего за проведение предрейсового техосмотра.
“Выезд” и “Возврат”Дата и время в часах и минутах, показания спидометра при выезде/возврате автотранспорта.
Раздел IВыполнение услуг в течение смены.
Раздел IIЗаполняет предприниматель на основании результатов за период действия путевого листа.
“Результаты использования грузового автомобиля”Общий пробег автотранспорта, время в работе за вычетом времени обеда/отдыха водителя, объемы перевезенных грузов (суммарное количество груза), перевезенного по данному путевому листу за все время работы.
“Особые отметки”Фиксация проведенных проверок работниками РТИ (Российской транспортной инспекции), сотрудниками милиции.

Упрощенные неточные сведения влекут за собой проблемы. Документация проходит проверку у налоговых органов, а чаще всего – на пути следования автомобиля работают посты ГИБДД.

Водитель при себе должен иметь отчетный документ и предъявлять его сотруднику дорожно-постовой службы для проверки по требованию.

За отсутствие путевого листа накладывается административный штраф.


Смотрите также

Возврат к списку